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Avez-vous des difficultés à gérer votre courrier ? 

Vous ne trouvez pas le temps pour le faire ?

Cette tâche peut paraître bien souvent encombrante et inutile, mais il est malheureusement crucial de s’en occuper correctement. 

Comment s’y prendre ?

Bien que chaque entreprise ait sa façon de faire, il y a certaines optimisations possibles qui reviennent régulièrement.

Premièrement, ne négligez pas le temps passé sur ce travail. Très souvent, les tâches quotidiennes, nous paraissant insignifiantes, sont remises à plus tard. Bien que ce raisonnement soit compréhensible, ne vous laissez pas avoir ! En d’autres termes, plutôt que de repousser ce genre de tâches à plus tard et d’accumuler diverses choses à régler, prenez le temps chaque matin d’être à jour avec votre courrier. Cela vous prendra peut-être 30 minutes ou peut-être 2 heures, à vous de déterminer le temps que vous souhaité accorder à cette tâche.

Deuxièmement, définissez une méthode de classement qui vous convienne. Pour cela, vous devez bien entendu savoir le genre de courrier que vous recevez et envoyez. L’idée est donc de définir un archivage qui vous convient, comme par exemple trier votre courrier par date de réception/envoi, par importance, par ordre alphabétique, où vous l’aurez compris, de la manière la plus appropriée pour vous. Il n’y en a pas une meilleure que l’autre, il faut tout simplement qu’elle soit logique et efficace dans le contexte de votre entreprise.

Troisièmement, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour gérer ce genre de tâches. Vous pourriez par exemple engager un assistant administratif, mais cela peut s’avérer coûteux. C’est pourquoi, opter pour les services offerts par un coworking, visant à gérer vos courriers, colis et e-mails, voire même vous servir de call center, peut être une option à considérer. Dans ce cas, vous avez un contrôle total de vos documents, sans perdre du temps à vous en occuper. Comme les prestations varient d’un endroit à un autre, il est plus prudent de poser vos questions directement au personnel concerné, pour être sûr de trouver ce qu’il vous faut. Rassurez-vous, ces services sont bien entendus protégés par des contrats de confidentialité.

Parlons maintenant du courrier électronique. Nous savons tous comme il peut être difficile de discerner les e-mails ayant besoin d’attention, et les autres n’étant que des spams et sans intérêt. Pour réduire la durée passée à trier ces différents types d’e-mails, vous pouvez installer des filtres. Cela ne veut pas dire que vous ne recevrez plus de courrier indésirable, mais qu’il sera envoyé directement dans votre section spam de votre boîte mail par exemple.

Conclusion

Comme mentionné précédemment, il est possible d’optimiser la gestion de son courrier d’un grand nombre de façons, donc à vous de trouver celle qui vous convient le mieux. Et souvenez-vous, vous pouvez toujours faire appel à un service de gestion de courrier et call center, ce qui vous permettra de gagner un temps précieux sur d’autres activités plus importantes !

Toute entreprise a besoin d’une adresse physique, mais pas ce n’est pas toujours facile de savoir où. Hé oui, bien que cela soit une nécessité, il peut parfois être difficile de choisir le lieu de son siège social. C’est ici que la domiciliation prend tout son sens. 

En effet, la domiciliation est donc le siège social d’une entreprise. Dans certains cas, et lorsque la compagnie en a les moyens, elle utilise ses propres locaux comme maison mère. Quand l’entité est de petite taille, ses fondateurs peuvent aussi enregistrer leur propre habitation comme adresse physique. Cependant, de plus en plus d’organisations ont recours à une société de domiciliation, ce qui leur apporte bien des avantages.

Pourquoi la domiciliation d’entreprise ?

Soyons honnête, les raisons peuvent considérablement varier d’une entreprise à une autre. Pour faire simple, nous énumérons ici un certain nombre d’entre elles, en se basant sur les plus communes et pertinentes pour la majorité.

1. Bon marché : contrairement à la location d’une pièce, d’un local commercial, voir d’un immeuble, vous payez ici seulement pour votre boîte aux lettres et le service que la société vous offre. De plus, chaque entreprise doit gérer ses dépenses de manière différente. Cela veut dire que la domiciliation vous permet de réduire vos coûts en vous évitant, dans certains cas, le recrutement d’un nouvel employé devant s’occuper de la gestion des dossiers internes.
2. Coût d’opportunité : ce terme est utilisé dans bien des contextes, mais dans ce cadre précis nous parlons du temps passé à la gestion de documents, d’appels, etc. En d’autres termes, en ayant recours à la domiciliation, une personne se charge du traitement de vos courriers, aussi bien physiques qu’électroniques, gère les renvois, ou encore s’occupe de vos appels (les services inclus dépendent bien entendu du contrat que vous fixez avec la société). Toutes ses tâches en moins vous laisseront plus de temps pour vous focaliser sur vos projets et objectifs.
3. Adresse professionnelle : cela peut paraître logique, mais avoir votre adresse dans un lieu professionnel fait de vous une organisation beaucoup plus sérieuse. C’est-à-dire que si votre siège social est enregistré dans un endroit reconnu et reflétant le professionnalisme (soit une société de domiciliation), vos clients et futures clients vous considèrent comme une entreprise plus sérieuse et prospère. Cela rentre surtout en compte pour des PME utilisant leur adresse privée comme maison mère, ou encore celles louant des locaux dans un endroit inconnu par le public.
4. Colis importants : lorsque vous devez recevoir un colis d’une certaine importance, cela peut être stressant de s’en occuper et surtout prendre du temps. Il peut donc aussi être plus simple d’avoir à faire à une entreprise externe qui vous facilitera tout ce processus, en réceptionnant et envoyant les colis désirés. Vous n’aurez donc plus à vous soucier d’où et quand récupérer et déposer vos paquets.
5. Archivage : dans certains cas, la société de domiciliation vous offre même la possibilité d’archiver vos dossiers chez eux. Bien entendu, dans ce cas (comme pour tout) des contrats sont signés pour garantir une confidentialité totale de vos fichiers.

Et vous ?

Chaque entreprise a diverses raisons de faire appel aux services de domiciliation d’entreprise. Et vous, quelles sont les vôtres ?