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Gestion des appels

Avez-vous déjà songé à utiliser un service de gestion d’appels ?

De nos jours, nous sommes d’une manière ou d’une autre constamment connectés au reste du monde. Bien que nous ayons développé diverses manières de communiquer, une des options de longue date reste le téléphone. En d’autres termes, cette méthode est toujours très utilisée, malgré notre exposition de plus en plus importante aux réseaux sociaux et autres applications. Nous en avons notamment la preuve avec cette pandémie, beaucoup d’entreprises ont dû modifier leur structure et mettre en place un système de télétravail. Dans ce contexte, il est effectivement nécessaire (voire essentiel) d’avoir un téléphone comme moyen de communication. C’est-à-dire que celui-ci nous permet d’échanger certaines informations de manière claire, précise et rapide.

Services de call center

Lors d’une journée de travail, il peut être perturbant d’être interrompu constamment par la sonnerie d’un téléphone. Non seulement celle-ci vous oblige à abandonner la tâche que vous étiez en train d’effectuer, mais elle vous amènera sûrement à vous concentrer sur d’autres projets. Cela veut dire que vous passerez du temps précieux à accomplir d’autre tâches, qui ne sont pas prioritaires à ce moment-là. Mais comment faire pour éviter ce genre de situation ?

Des prestations existent. Elles vous offriront bien des avantages, comme entre autre la délégation de vos corvées quotidiennes, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel. Autrement dit, nous parlons ici des Call Centers. Ce genre de services est proposé par une variété d’entreprises, comme typiquement certains espaces de coworking. Pour faire simple, nous prenons ici l’exemple du Coworking Neuchâtel.

Parmi une variété de services, tels que la domiciliation, la gestion administrative, ou encore l’organisation d’événements, notre espace partagé offre des prestations de gestion d’appels. Cela veut dire qu’en plus de bénéficier d’un numéro de téléphone local, les coups de fil que vous recevez sont gérés par notre équipe de professionnels. Pour assurer un service optimal, nous gardons un suivi de tous les appels entrants et vous les transmettons régulièrement. Cela vous permettra donc d’avoir un document organisé et facile à comprendre, pour que vous puissiez contacter les personnes concernées par ordre d’urgence. Vous vous demandez peut-être : mais où se trouve la confidentialité dans tout ça ? Ne vous inquiétez pas, des contrats à cet effet sont signés lors de notre arrangement, permettant d’éviter tout inconfort ou mésaventure.

Comme vous l’avez compris, un call center vous permettra d’alléger votre charge de travail sur plusieurs plans. Toutefois, si vous voulez en savoir plus sur cette prestation (ou sur d’autres services que nous offrons), n’hésitez pas à nous contacter ! Vous pouvez le faire par e-mail ou par téléphone !

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Comment choisir le siège social de sa société ?

Choisir son siège social est quelque chose de facile à faire en théorie, mais loin d’être évident à décider en pratique. Lorsque vous avez une entreprise, vous êtes pourtant légalement obligé d’avoir une adresse officielle.

Rassurez-vous, vous pouvez très bien avoir votre adresse de domiciliation à un certain endroit tout en opérant depuis un autre. Le siège social est donc votre adresse primaire, mais cela ne veut pas dire que vous avez l’obligation de travailler depuis cet endroit, ce qui vous offre beaucoup de flexibilité.

Où ?

Rappelez-vous d’une chose : l’emplacement fait toute la différence. Bien que cette phrase puisse paraître exagérée, elle est très souvent utilisée (typiquement en marketing). Dans le contexte du siège social, elle est aussi très pertinente. En d’autres termes, si votre adresse de domiciliation se trouve dans un lieu clé, vous y trouverez bien des avantages. Pour faire simple, énumérons ensemble divers genres de sièges sociaux que vous pouvez créer :

  1. Domicile : parfois utilisé par des indépendants ou des petites entreprises, le domicile privé peut faire foi d’adresse de domiciliation. Comme pour toutes options, vous y trouverez des avantages : moins de frais que lors de la location d’un local commercial ou lorsque vous faites appel aux services d’une entreprise de domiciliation. Cependant, tout avantage a ses inconvénients. Autrement dit, il vous sera très difficile de séparer votre vie privée de votre travail, et parfois même de rester organisé. Par exemple, la gestion de votre courrier peut devenir une tâche ingérable, ou vous devenez joignable 24/7 et n’avez pas un seul instant pour vous (difficile dans ce cas de voir votre propre maison comme un lieu de repos). Comme vous pouvez l’imaginer, il y a bien d’autres raisons pour que votre vie professionnelle prenne le dessus sur votre vie privée.
  2. Local commercial : dans ce cas de figure, il est beaucoup plus facile de distinguer votre entreprise de votre chez-vous. De plus, beaucoup de grosses compagnies ont leurs propres locaux. Cela a bien entendu des avantages, tels qu’une meilleure gestion administrative ou encore une coordination de la société bien plus flexible. Toutefois, le revers de la médaille est lié aux coûts qui sont beaucoup plus élevés. C’est-à-dire qu’il vous faudra payer des coûts fixes importants chaque mois, que vous pouvez probablement éviter en choisissant une option plus adaptée. De plus, il est encore moins évident d’être situé dans une zone prestigieuse pour un prix abordable.
  3. Entreprise de domiciliation : ce choix est en général le bon compromis pour de nombreuses entreprises, peu importe leur taille. Plusieurs sortes de sociétés de domiciliation existent, mais nous nous concentrons ici sur les espaces partagés. Les avantages sont très variés, par exemple votre siège social se situe dans une zone attractive pour vos clients, ou vous y trouverez peut-être même des avantages fiscaux. Vous avez notamment le privilège de pouvoir faire du networking facile et gratuit, vu que les lieux sont occupés par des entreprises venant de domaines très divers. L’équipe du coworking est d’ailleurs toujours là pour vous guider vers les personnes que vous cherchez. De plus, les prestations offertes vous libèrent très souvent de tâches indispensables mais peu rentables, comme la gestion du courrier. Les désavantages d’avoir recours à une entreprise de domiciliation ? Cela dépendra d’un espace de coworking à un autre, soit des services qu’ils seront prêts à vous offrir ou non.

La décision

Choisir votre siège social nécessite une grande attention afin de maximiser la rentabilité et les opportunités de votre entreprise. Comme vous avez pu le lire, il y a plusieurs critères à prendre en compte pour faire le meilleur choix, celui qui correspond à vos besoins. Lesquels sont prioritaires pour vous ?

Si vous souhaitez aller plus loin :

Créer son entreprise en Suisse : les 5 étapes essentielles
Se mettre à son compte
En savoir plus sur le registre du commerce en Suisse

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Optimiser la gestion de son courrier

Avez-vous des difficultés à gérer votre courrier ? 

Vous ne trouvez pas le temps pour le faire ?

Cette tâche peut paraître bien souvent encombrante et inutile, mais il est malheureusement crucial de s’en occuper correctement. 

Comment s’y prendre ?

Bien que chaque entreprise ait sa façon de faire, il y a certaines optimisations possibles qui reviennent régulièrement.

Premièrement, ne négligez pas le temps passé sur ce travail. Très souvent, les tâches quotidiennes, nous paraissant insignifiantes, sont remises à plus tard. Bien que ce raisonnement soit compréhensible, ne vous laissez pas avoir ! En d’autres termes, plutôt que de repousser ce genre de tâches à plus tard et d’accumuler diverses choses à régler, prenez le temps chaque matin d’être à jour avec votre courrier. Cela vous prendra peut-être 30 minutes ou peut-être 2 heures, à vous de déterminer le temps que vous souhaité accorder à cette tâche.

Deuxièmement, définissez une méthode de classement qui vous convienne. Pour cela, vous devez bien entendu savoir le genre de courrier que vous recevez et envoyez. L’idée est donc de définir un archivage qui vous convient, comme par exemple trier votre courrier par date de réception/envoi, par importance, par ordre alphabétique, où vous l’aurez compris, de la manière la plus appropriée pour vous. Il n’y en a pas une meilleure que l’autre, il faut tout simplement qu’elle soit logique et efficace dans le contexte de votre entreprise.

Troisièmement, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour gérer ce genre de tâches. Vous pourriez par exemple engager un assistant administratif, mais cela peut s’avérer coûteux. C’est pourquoi, opter pour les services offerts par un coworking, visant à gérer vos courriers, colis et e-mails, voire même vous servir de call center, peut être une option à considérer. Dans ce cas, vous avez un contrôle total de vos documents, sans perdre du temps à vous en occuper. Comme les prestations varient d’un endroit à un autre, il est plus prudent de poser vos questions directement au personnel concerné, pour être sûr de trouver ce qu’il vous faut. Rassurez-vous, ces services sont bien entendus protégés par des contrats de confidentialité.

Parlons maintenant du courrier électronique. Nous savons tous comme il peut être difficile de discerner les e-mails ayant besoin d’attention, et les autres n’étant que des spams et sans intérêt. Pour réduire la durée passée à trier ces différents types d’e-mails, vous pouvez installer des filtres. Cela ne veut pas dire que vous ne recevrez plus de courrier indésirable, mais qu’il sera envoyé directement dans votre section spam de votre boîte mail par exemple.

Conclusion

Comme mentionné précédemment, il est possible d’optimiser la gestion de son courrier d’un grand nombre de façons, donc à vous de trouver celle qui vous convient le mieux. Et souvenez-vous, vous pouvez toujours faire appel à un service de gestion de courrier et call center, ce qui vous permettra de gagner un temps précieux sur d’autres activités plus importantes !

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Pourquoi faire appel à la domiciliation d’entreprise ?

Toute entreprise a besoin d’une adresse physique, mais pas ce n’est pas toujours facile de savoir où. Hé oui, bien que cela soit une nécessité, il peut parfois être difficile de choisir le lieu de son siège social. C’est ici que la domiciliation prend tout son sens. 

En effet, la domiciliation est donc le siège social d’une entreprise. Dans certains cas, et lorsque la compagnie en a les moyens, elle utilise ses propres locaux comme maison mère. Quand l’entité est de petite taille, ses fondateurs peuvent aussi enregistrer leur propre habitation comme adresse physique. Cependant, de plus en plus d’organisations ont recours à une société de domiciliation, ce qui leur apporte bien des avantages.

Pourquoi la domiciliation d’entreprise ?

Soyons honnête, les raisons peuvent considérablement varier d’une entreprise à une autre. Pour faire simple, nous énumérons ici un certain nombre d’entre elles, en se basant sur les plus communes et pertinentes pour la majorité.

  1. Bon marché : contrairement à la location d’une pièce, d’un local commercial, voir d’un immeuble, vous payez ici seulement pour votre boîte aux lettres et le service que la société vous offre. De plus, chaque entreprise doit gérer ses dépenses de manière différente. Cela veut dire que la domiciliation vous permet de réduire vos coûts en vous évitant, dans certains cas, le recrutement d’un nouvel employé devant s’occuper de la gestion des dossiers internes.
  2. Coût d’opportunité : ce terme est utilisé dans bien des contextes, mais dans ce cadre précis nous parlons du temps passé à la gestion de documents, d’appels, etc. En d’autres termes, en ayant recours à la domiciliation, une personne se charge du traitement de vos courriers, aussi bien physiques qu’électroniques, gère les renvois, ou encore s’occupe de vos appels (les services inclus dépendent bien entendu du contrat que vous fixez avec la société). Toutes ses tâches en moins vous laisseront plus de temps pour vous focaliser sur vos projets et objectifs.
  3. Adresse professionnelle : cela peut paraître logique, mais avoir votre adresse dans un lieu professionnel fait de vous une organisation beaucoup plus sérieuse. C’est-à-dire que si votre siège social est enregistré dans un endroit reconnu et reflétant le professionnalisme (soit une société de domiciliation), vos clients et futures clients vous considèrent comme une entreprise plus sérieuse et prospère. Cela rentre surtout en compte pour des PME utilisant leur adresse privée comme maison mère, ou encore celles louant des locaux dans un endroit inconnu par le public.
  4. Colis importants : lorsque vous devez recevoir un colis d’une certaine importance, cela peut être stressant de s’en occuper et surtout prendre du temps. Il peut donc aussi être plus simple d’avoir à faire à une entreprise externe qui vous facilitera tout ce processus, en réceptionnant et envoyant les colis désirés. Vous n’aurez donc plus à vous soucier d’où et quand récupérer et déposer vos paquets.
  5. Archivage : dans certains cas, la société de domiciliation vous offre même la possibilité d’archiver vos dossiers chez eux. Bien entendu, dans ce cas (comme pour tout) des contrats sont signés pour garantir une confidentialité totale de vos fichiers.

Et vous ?

Chaque entreprise a diverses raisons de faire appel aux services de domiciliation d’entreprise. Et vous, quelles sont les vôtres ?